от Julie Zellman, Маркетинг координатор в Lifesze

Общуването чрез видеоконферентни системи е процес , тясно свързан с много технически термини- кабели, кодеци, компютърни мощности и сървъри. Но има и друга по-артистична, често игнорирана страна, на която си заслужава да се обърне внимание. Съществува видео етикет, без който всеки HD видеоконферентен разговор, независимо от отличното качество на звук и картина, по подобие на повечето аудио конференции, може да се превърне в тотален кошмар. Има няколко основни и прости стъпки, които биха направили процеса на видеосътрудничеството по-лесен, по- продуктивен и по-приятен.

Златно правило #1: Бъдете кратки.

За илюстрация на това правило ще си позволя да цитирам Occam’s Razor, според който „Най- простото обяснение обикновено е правилното“. Следователно видео разговорите, които провеждате трябва да са кратки и ясни. В днешното забързано ежедневие, всеки има препълнен график и повърхностните разговори не само, че са непродуктивни и времеемки, но могат и да са ужасно изнервящи. За да задържите вниманието на участниците във видео разговора е препоръчително вместо час, два уводни думи , от самото начало да говорите по същество . По този начин ще грабнете вниманието на събеседниците си и те няма да ровят отегчено в телефоните и електронната си пощата , в очакване на същественото.

Златно правило #2 : Говорете по същество.

Видеоконферентни срещи са сходни с истинските среща , лице в лице. Затова и нуждата да наваксате изпуснатото със стар приятел, колега или партньор често се отразява негативно на продуктивността на самият видео разговор. Съветвам Ви да оставите бъбренето за после, да започнете срещата на време и да се придържате към съдържанието и поставените цели.

Златно правило #3: Използвайте нагледни материали.

Нагледните материали са страхотен начин да направите видеоконферерентна среща интересна и запомняща се. С тяхна помощ поддържате жив интереса на участниците. Използвайте възможността на Вашата система за споделяне на Power Point презентации, видео, графики, таблици или друг тип документи за пълноценно сътрудничество в реално време.

Златно правило #4: Записвайте проведените „срещи“ .

За съжаление, спешните проекти и спазването на крайни срокове неочаквано застигат всеки от нас по време на работния ден. За това е важно да записвате , проведените видео разговори за удобството на закъснелите и отсъстващи събеседници. По този начин те лесно да могат да се включат и наваксат пропуснатата информация.

Златно правило #5: Подгответе залата.

Въпреки че видеоконферентен разговор може да се проведе почти навсякъде, едно обособено пространство с хубав интериор би направило всяка една видео среща още по ползотворна и приятна за участниците. Например, доказано е, че ярките цветове повишават ангажираността на човек. Добра идея е да боядисате стените на конферентната зала съответно в син, зелен или жълт цвят.

Светлината в помещението също е много важен фактор за провеждане на видеоконферентен разговор. Убедете се, че стаята е добре осветена и няма отблясъци, които да заслепяват участниците в срещата. Проверете дали всички прозорци, които биха отразявали външна светлина са затворени. Не забравяйте и да се позабавлявате като украсите офиса с картини, снимки и други артикули по ваш вкус.

Златно правило #6: Ограничете разсейващите фактори.

Важно е присъстващите във видеоконферентната зала да са концентрирани и да не се разсейват от предмети и звуци в стаята. Уверете се, че участниците са изключили мобилните си телефони, че лаптопите им са заглушени и в стаята цари пълна тишина. В случай, че споделяте Вашият монитор с другите събеседници, опитайте се предварително да блокирате всички изкачащи съобщения и да затворите всички останали програми.

Златно правило #7 : Подбирайте внимателно облеклото си!

Не е необходимо дрехите Ви да са по последен писък на модата, но те определено оказват влияние върху участниците във видео разговора. Например , в една сериозна бизнес видео среща малките и засукани шарки и окраски могат да бъдат изключително разсейващи. За подобни събития изберете неутрални едноцветни дрехи. Те са по-подходящи и помагат на участниците да се концентрират върху съдържанието на срещата, а не върху облеклото Ви.

Златно правило #8: Провеждайте срещи в малък кръг.

Колкото повече участници има в един разговор, толкова по-лесно се разсейват един друг. По-малкото хора постигат по- висока продуктивност и вземат по-активно участие. Ако работите в организация с много локации напълно естествено е да искате всички служители да присъстват на видео срещите. В тези случаи не е лошо да помислите за решение, което стриймва вашите заседания, оперативки, дискусии.

Златно правило #9: Изисквайте обратна връзка.

За да подобрите ефективността на видео разговорите във Вашата компания, след провеждането им , помолете участниците да попълнят кратък въпросник. Това е особено полезно за онези от вас, които тепърва се запознават и въвеждат използването на видеоконферентни системи . С помощта на попълнените въпросници може да откриете други важни неща за успешната видеокомуникация, които до този момент са Ви убягвали , например неподходящо осветление или лоша връзка.

Златно правило #10 Дръжте се възпитано.

Подобно на общуването на 4 очи, видеокомуникацията изисква да сте учтиви и любезни със събеседниците си, точно както бихте се държали с тях , ако сте в една стая. Изслушвайте говорещия, отделете необходимото внимание на случващото се и се въздържайте от прекъсвания. За изграждане на добри бизнес отношения са много важни добрите обноски.

Следвайки тези прости, но златни правила за провеждане на успешни видео разговори, може да сте убедени, че видео комуникацията ще се превърне в неповторимо, истинно и пълноценно изживяване. Вие самите имате няколко различни идеи? Споделете ги с нас и с най-голямо удоволствие ще ги добавим в списъка.